La conciliación bancaria es un procedimiento importante de cara al control financiero de nuestro negocio. Desde ella es posible detectar errores y subsanarlos, así como se puede vigilar de cerca los movimientos de las cuentas bancarias. Pero ¿qué es exactamente la conciliación bancaria? En el artículo que presentamos en el blog de Opcionis te explicamos lo que debes saber para realizar este proceso.
¿Qué es la conciliación bancaria?
A la hora de gestionar un negocio debemos mantener una contabilidad. En el caso de los autónomos no es obligatorio presentar cuentas en el Registro Mercantil, por lo que están exentos de la llevanza de la denominada “contabilidad financiera” (o contabilidad externa). No obstante, pueden mantenerla voluntariamente por motivos de organización. Por otra parte, las sociedades mercantiles sí que tienen obligación de presentar cuentas anuales en el Registro Mercantil y por ello deben mantener una contabilidad externa.
Cabe la pena reseñar en este punto que la contabilidad financiera es independiente de la contabilidad de costes (o contabilidad interna), la cual nunca es obligatoria. Mientras que la contabilidad financiera pretende estandarizar los movimientos económicos de nuestra organización de cara a terceros (bancos, Hacienda, acciones, socios, etc.), la contabilidad interna es un simple mecanismo de control.
Dicho esto, la contabilidad trata de apuntar todas las transacciones que se realizan en el seno de la empresa (ventas, compras, cobros, pagos, depreciación de los activos, etc.) y existen unas cuentas (contables) específicas, según el Plan General Contable, para el saldo que se mantiene en las diferentes cuentas con entidades bancarias con las que trabaja la compañía (cuentas 572, 573, 574 y 575). En dichas cuentas se refleja el saldo y se registran movimientos para detectar hacia dónde van y de dónde vienen las distintas entradas y salidas de dinero.
Por otra parte, el propio banco también registra los movimientos de dichas cuentas. Mostrándonos un extracto con los movimientos que se han realizado si lo solicitamos. Tenemos un registro propio y un registro llevado por el banco.
La conciliación bancaria no es otra cosa que la comparación de los saldos o los apuntes contables que se han llevado a cabo durante un período de tiempo entre la contabilidad propia y los ajustes que realiza el propio banco, para verificar que efectivamente el saldo contable coincide con el saldo real de cada una de las cuentas bancarias.
Beneficios de la conciliación bancaria
El beneficio primordial de la conciliación bancaria es detectar errores y realizar las correcciones oportunas. Es un proceso de comprobación, en el cual se cruzan dos contabilidades llevadas a cabo por dos entidades diferentes bajo una misma cuenta.
Todo ello nos lleva a deducir que el posible o posibles errores que se hayan podido cometer cuando los saldos no coinciden pueden ser de nuestra parte o provenientes de la entidad bancaria. Lo cual facilita el camino hacia las oportunas reclamaciones a su debido tiempo y mejora las relaciones con los bancos. Por ejemplo, algún ingreso contabilizado que no ha sido abonado en la fecha valor indicada, algún cheque que efectivamente no se ha cobrado. O incluso al revés, un cheque cobrado que no se ha llegado a contabilizas.
Gracias a la conciliación bancaria nos aseguramos que el saldo que tenemos “sobre el papel” es el saldo que realmente hay en las cuentas bancarias. Además de ser un proceso que nos permite mantener actualizada nuestra contabilidad, es un buen mecanismo de control de las comisiones y otros costes bancarios.
Sólo debemos añadir a todo esto que el saldo contable no suele coincidir casi nunca con el saldo bancario. Esto se debe principalmente a que los apuntes contables de ambas entidades no se realizan al mismo tiempo. Lo importante de este proceso es simplemente detectar a qué se deben las diferencias, sus causas y posibles consecuencias.
Quién es el responsable de hacer las conciliaciones bancarias
Generalmente la persona encargada del mantenimiento y llevanza de la contabilidad empresarial suele ser la encargada de llevar a cabo las conciliaciones bancarias. Esto es lógico desde todo punto de vista debido a que es esta persona la responsable de las anotaciones contables que van a ser contrastadas. Esta persona está en contacto directo con los movimientos económicos de la empresa, sus fechas y criterios de registro; por lo que le será mucho más sencillo detectar errores o problemas.
No obstante, el seno de cada compañía es un microcosmos en el cual las tareas se organizan dependiendo de los factores más favorables para ella. Por lo tanto, no podemos afirmar que en todos los casos sea el mismo auxiliar administrativo (o el propio jefe de contabilidad) la persona responsable de las conciliaciones bancarias (¿Y si, por lo que sea, alguno de los directivos tiene interés en realizar personalmente esta tarea?).
Es posible, también, que se externalice esta tarea. Pero lo realmente importante es que la empresa tenga definido un responsable para llevar a cabo la conciliación bancaria. Es un aspecto a valorar e incluir en las políticas de personal y asignación de trabajos.
Procedimiento y ejemplo práctico
Para proceder a realizar la conciliación bancaria, el primer documento que deberemos tener a mano es el extracto bancario. El proceso suele realizarse una vez al mes, por lo que el mencionado extracto deberá tener una periodicidad mensual (es decir, comprender un período de movimientos bancarios que aborde todo el mes anterior).
En segundo lugar debemos cerciorarnos de que tenemos nuestra contabilidad actualizada, de otro modo deberemos realizar la misma tarea más de una vez. Para contrastar el extracto con nuestra contabilidad, recurriremos al libro mayor.
Debemos comprobar que, como se dispone de más de una cuenta bancaria en la empresa, estamos conciliando la información adecuada. Normalmente, en el libro mayor, las cuentas que hacen referencia a los bancos (cuentas del grupo 57) se dividen en subcuentas, una para cada cuenta bancaria (valga la redundancia, hablamos de dos tipos de cuentas. Por una parte las cuentas contables y por otra parte las bancarias).
Para finalizar, debemos tener también el documento de la conciliación bancaria del mes anterior, para comprobar si algún desajuste viene siendo arrastrado desde ese período.
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