Veremos un tipo de documento muy utilizado para operaciones de comercio exterior. En las cuales es necesaria un compromiso un tanto más férreo de ambas partes debido a la distancia física que las separa. La factura proforma puede tener múltiples funciones tal y como veremos a continuación, aunque es en el comercio exterior dónde más se utiliza. Sin más, pasemos a analizar este tipo de documento.
Qué es una factura proforma
Una factura proforma no es ni más ni menos que un documento que muestra una operación de compraventa. La diferencia estriba en que este documento no tiene ningún tipo de validez fiscal ni contable.
Tiene un cometido específico y es la realización de un simulacro sobre una operación comercial. Puede hacer las veces de presupuesto comercial, una simple oferta, por así decirlo puede suponer un preacuerdo de la operación en sí misma.
Al no gozar de validez fiscal alguna no es necesaria incluirla en la propia contabilidad ni tan siquiera declararla en los modelos de liquidación de impuestos que se realizan a Hacienda de forma periódica.
Cuando la operación se formaliza, la factura proforma debe ser sustituida por una factura ordinaria. Los datos básicamente son los mismos, sin embargo debe indicarse mediante el contenido que se verá más adelante si se trata de un tipo de factura u otro.
Para qué sirve una factura proforma
Cobra mucho sentido en las operaciones de comercio internacional, en las cuales por su propia naturaleza se hace necesario el poner en funcionamiento toda una maquinaria logística y financiera antes de que la operación se ponga en curso. En estos casos, el documento sirve como un simple justificante de que hay una previsión de realizar la operación mercantil.
También, como ya se ha comentado anteriormente, es un simple acuerdo que no se ha llegado a consumar aún. En una operación comercial, lo lógico es que la factura (ordinaria) se entregue al final de dicha operación (aunque no tiene que ser así forzosamente). Si bien, la factura proforma es un documento que debe expedirse antes del inicio de toda la operativa que implica el llevar a cabo la compraventa.
Es en muchos casos un documento exigido para conseguir la financiación necesaria para tal fin. También sirve como prueba para realizar trámites de distinta naturaleza. En síntesis, la factura proforma es un preacuerdo que tiene la función de justificante de intenciones por ambas partes para llevar a cabo una operación mercantil.
Qué datos debe contener una factura proforma
El requisito más importante de una factura proforma es la propia inscripción “pro forma” inserta en el propio documento. Es recomendable que esta inscripción se encuentre en un lugar del documento visible y con un estilo tipográfico llamativo para evitar la posible confusión con una factura ordinaria.
Por lo demás los datos no varían mucho de una factura ordinaria. Debiendo indicarse los datos fiscales de ambas partes y una descripción detallada del concepto por el cual se expide la factura. Además de todo lo referente al precio de la operación, tanto unitario como total y posibles impuestos aplicables. Distinguiendo la base imponible, los impuestos devengados y el total de la factura.
Para finalizar diremos que al no ser un documento con validez fiscal no es necesario insertar el número correlativo de emisión. Aunque sí la fecha de expedición.