Hoy vamos a tratar un asunto que te puede interesar si tienes trabajadores contratados: ¿Cómo es una inspección de trabajo? ¿Qué me pueden solicitar y qué puede hacer el inspector? Pero sobre todo, debes tener presente qué no hacer ante una inspección de trabajo; porque esto sí que puede traerte graves consecuencias. Puedes salir indemne si actúas bien, antes y durante la inspección.
Cómo es una inspección de trabajo
Es una situación desagradable, no lo vamos a negar. Siempre nos pone nerviosos recibir una visita de un inspector de trabajo. Pero, el primer punto a recordar es: No tiene que haber un porqué, puede que no signifique nada y no es sinónimo de que nos hayan denunciado (todavía). Sin embargo, sí que pueden sancionarnos si no hacemos las cosas bien. Y es precisamente lo que vamos a tratar de evitar, por eso te interesa este artículo.
Una empresa cualquiera (pública o privada), siempre y cuando tenga trabajadores contratados en nómina, puede recibir una inspección de trabajo en cualquier momento. Es un procedimiento normal y corriente.Como decíamos, puede que el motivo de la visita no sea nada. Simplemente se trate de una inspección rutinaria (el trabajo de los inspectores de trabajo – y valga la redundancia – es este). Por ello, tenemos que tener claro cómo es y qué no hacer para salir airosos.
Es posible que la visita sea anunciada o puede que sea inesperada. Por ello (y en realidad este es el verdadero motivo de las visitas inesperadas), debemos procurar mantener el control y la legalidad en el seno de nuestra empresa. Sobre todo lo referente a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
El inspector de trabajo puede solicitar documentos y buscar pruebas de si se está cometiendo algún tipo de fraude o hay alguna irregularidad. Esto es lo que debemos tener presente. Para desarrollar su cometido, el inspector de trabajo suele solicitar los siguientes documentos (por favor, cuidemos de tenerlos bien y en orden):
- Libro de visitas (aunque dejó de ser obligatoria su presentación)
- Cuadro horario y calendario laboral
- Parte de Alta y justificaciones del pago de las cuotas en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social
- Comunicación de apertura de la autoridad laboral
- Recibos de los salarios a los trabajadores
- Partes de alta y de baja de los trabajadores
- Acreditación de que la empresa está dada de alta en la Seguridad Social
- Justificación de que se está pagando la Seguridad Social de los empleados
- Resumen de las horas extraordinarias que se han realizado
- Contratos de trabajo que han sido presentados en la oficina de empleo. Así como el justificante de su presentación.
- Autorizaciones de trabajo y documentación de trabajadores extranjeros que podamos tener contratados
- Libro de contabilidad
- Escritura de constitución (si es una sociedad mercantil)
- Declaraciones de impuestos
- Toda la documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales
- Documento de asociación para accidentes de trabajo
- Si hemos aplazado o fraccionado algún pago a la Seguridad Social, deberemos presentar su justificante
- Documento de alta en el IAE
- Contratos mercantiles que podamos tener
¿Qué más puede investigar el inspector de trabajo?
En una inspección de trabajo, el inspector recopilará posibles pruebas. Para ello puede reclamar:
- Claves de acceso a los ordenadores
- Tomar fotografías o vídeos
- Identificación de las personas que se encuentren en el centro de trabajo
- Toma de declaraciones de los trabajadores y al propio empresario (levantará actas)
- Podrá establecer medidas cautelares si considera que existe riesgo de que se destruyan pruebas
Qué no hacer en una inspección de trabajo
Una vez conocemos qué nos pueden solicitar y cómo puede actuar un inspector de trabajo. Así como el cuidar de tenerlo todo en orden. Vamos a analizar lo que no debemos hacer sino queremos ser sancionados.
Lo primero de todo es que no puedes negarte a que el inspector realice su trabajo. Esto es válido tanto para los casos en los que haya un preaviso como en las inspecciones sorpresa. Si se le impide la entrada a la empresa a un inspector de trabajo, puede perfectamente pedir ayuda policial. El inspector es una autoridad. Lo que no se haga de buena gana se terminará haciendo por la fuerza.
Tampoco podemos negarnos si solicita la compañía y asistencia de algún trabajador. El inspector debe identificarse si quiere tener acceso a todas las instalaciones. Pero en caso de que no sea así, puede actuar bajo el anonimato. Ahora bien, no puede realizar una inspección en un domicilio particular (cuando coincida con la empresa) si no es bajo una autorización judicial o tu consentimiento.
En definitiva, debes colaborar con él (créanme que es mejor así). Lo que nunca debes hacer es negarte a ofrecer toda la documentación antes vista u obstaculizar que realice su trabajo de inspección. Porque este hecho será considerado como obstrucción y traerá consigo sanciones. Aunque sea una acción que le cause un retraso en el ejercicio de sus funciones, serás sancionado.
Si hay algún problema con la documentación, pero ahí queda la cosa, no te preocupes en demasía porque lo más probable es que recibas una sanción leve. Pero si por evitar una sanción leve cometes una acción u omisión que impida de algún modo (incluyendo coacciones, violencia y amenazas) la inspección de trabajo entonces la sanción será grave y será mucho peor.
Pensemos siempre que lo más probable sea que un inspector pueda requerirnos para subsanar alguna infracción o deficiencia (suele ser así cuando se trata de algo relacionado con la Prevención de Riesgos Laborales). Esto puede venir acompañado de una pequeña sanción. Normalmente, si como empresario tienes buena voluntad por cumplir con tus obligaciones en materia de trabajo, no debes tener cuidado de una inspección. En caso de que algo pueda fallar, es más que probable que se interprete como un error y puedas asumir la posible sanción (porque será leve).
Sin embargo, si realizas lo contrario y sabes que no cumples con la legalidad, puedes ser objeto de que te acusen de algo más grave. El negarte a la inspección de trabajo o interrumpir el ejercicio del inspector mediante acciones u omisiones, sólo agrava la situación. Deberás ser consciente de que es muy posible que te exijan responsabilidades por ello. Por eso, el primer paso comienza antes de que llegue la inspección de trabajo.
Sanciones en una inspección de trabajo
En caso de observar alguna irregularidad en materia de trabajo, Seguridad Social o relaciones laborales, emigración, movimientos migratorios y trabajo de extranjeros el inspector puede proceder a interponer la correspondiente sanción. Las sanciones se rigen por la gravedad del hecho, estableciéndose una escala de tres tipos y con hasta tres grados dentro de cada tipo, según la falta cometida:
- Sanciones leves: Supone un hecho del tipo de falta. Es la escala más baja del baremo sancionador, la multa económica puede oscilar entre los 40 euros y los 625 euros, dependiendo de si su grado es mínimo, medio o máximo.
- Sanciones graves: Como su propio nombre indica, son faltas que no pueden considerarse como leves. Un ejemplo de lo que supondría una sanción grave es no solicitar la afiliación inicial o el alta de los trabajadores. También se establecen tres grados dentro de lo que supondría esta misma escala. La multa económica puede oscilar entre los 626 euros y los 6 250 euros.
- Sanciones muy graves: Constituye una violación flagrante de la normativa y es la escala más alta de las sanciones en una inspección de trabajo. Su cuantía económica oscila entre los 6 251 euros y los 187 515 euros, dependiendo de si se trata de una infracción muy grave de tipo mínimo, medio o máximo. Un ejemplo de los que supondría una infracción muy grave es dar ocupación como trabajadores a beneficiarios o solicitantes de pensiones u otras prestaciones periódicas de la Seguridad Social, cuyo disfrute sea incompatible con el trabajo por cuenta ajena, siempre y cuando no se les haya dado de alta en la Seguridad Social con carácter previo al inicio de su actividad.
Como se puede observar, las sanciones en una inspección de trabajo están sujetas a las cuantías que marca el baremo sancionador (según dicta la normativa en esta materia).