La contabilidad empresarial, la llamada contabilidad externa (o financiera) tiene unos requisitos que marca la Ley (Reales Decretos 1514/2007 y 1515/2007; este último es el Plan General de Contabilidad para pymes). El objetivo de adaptar los hechos que suceden en la empresa es homogeneizar la naturaleza de las transacciones económicas que se presentan. Las cuentas de orden tienen unas características dentro del Plan General de Contabilidad que a continuación veremos.
Cuentas de orden – ¿Qué son las cuentas de orden?
Como hemos mencionado la contabilidad refleja los hechos económicos del día a día de una empresa. Cada cambio en las cuentas tiene una incidencia directa en los elementos que componen su patrimonio (activo, pasivo y capital) y sus resultados (ingresos y gastos).
Cada hecho económico debe registrarse en una determinada cuenta y a su vez debe tener una contrapartida en otra distinta (principio de partida doble). Por lo tanto, podemos afirmar que la contabilidad refleja la situación y estructura económica – financiera de una empresa.
Sin embargo existen determinados hechos que no modifican dicha estructura directamente. Por ejemplo:
“firmamos una operación de crédito con un banco, éste nos exige un aval, la operación en sí modificaría la estructura patrimonial de la empresa (una entrada de dinero en cuenta y el nacimiento de un pasivo como es la deuda contraída con el banco). Mas el registro del aval no modifica nada, sin embargo debe contabilizarse. En este caso el aval se registraría en una de las cuentas de orden.”
Si, siguiendo el ejemplo anterior, el aval fuese ejecutado ya no sería un hecho contingente (que no ha pasado pero que hay que preverlo). En tal caso se registraría como un hecho económico consumado y saldría de las cuentas de orden.
Cuentas de orden – ¿Para qué sirven las cuentas de orden?
Tal y como hemos estado analizando a lo largo del artículo, las cuentas de orden se utilizan para reflejar derechos y obligaciones que tiene la empresa. La nota característica es que estos hechos tienen la condición de contingentes, además actúan como memorias.
En definitiva las cuentas de orden pueden servir para casos muy diversos pero con una característica común: no afectan directamente a los estados patrimoniales de la empresa, pero podrían afectar en un futuro, por eso se registra. El ejemplo más claro puede ser las fianzas que se prestan, o la depreciación fiscal. Aunque hay tantos como los tipos de cuentas de orden existentes y suelen ser de tres tipos:
- Contingentes: ya hemos explicado que se deben a un hecho que no ha ocurrido pero que es necesario tener previsto en contabilidad su consecución. Como por ejemplo los avales, los litigios o bien las operaciones en derivados financieros debido a su volatilidad.
- Recordatorios y controles administrativos: en este caso las cuentas de orden actúan más bien como memoria. Se pueden incluir en este apartado las mercancías en consignación y la emisión de obligaciones.
- Fiscales: como la depreciación de la amortización, los gastos no deducibles, los activos totalmente depreciados o pérdidas fiscales.
Cabe la pena resaltar que las cuentas de orden siguen el sistema de doble partida, al igual que el resto. Esto es, que el registro en una de ellas debe tener una contrapartida en otro tipo de cuenta.