Qué es un albarán
Un albarán se define como “una nota que firma la persona que recibe las mercancías que en ella se relacionan”. Lo que se puede deducir de esta frase es que se trata de un documento mercantil que en definitiva se firma tras la entrega de un bien por parte del destinatario del mismo.
Una forma de hacer más sencilla la explicación de albarán es recurrir a la propia palabra. En el caso de España se denomina albarán por ser una palabra de origen árabe. No obstante es el único país de habla hispana que utiliza este vocablo.
En Argentina, por ejemplo le denominan “remito”, en Bolivia “nota de remisión” y hasta en portugués se llama “guia de remessa”. Por lo que se puede observar, la propia palabra tiene un significado en sí misma, y es una justificación del envío. Esto explica de forma clara qué es un albarán.
Para concluir este punto se debe añadir que no es un documento obligatorio legal y fiscalmente hablando. Sin embargo sí que es útil y necesario su uso en sentido práctico por las cuestiones que se verán a continuación.
Para qué sirve un albarán
Un albarán es un documento de entrega. Por tanto su finalidad es justificar que la mercancía ha sido recibida por el destinatario de la misma. Es uno de los pocos documentos en los cuales la firma y datos del destinatario son obligatorios y esta cuestión es crucial puesto que con la firma se expresa que las mercancías han sido recibidas y el estado de las mismas es aceptado.
Su uso es generalizado a pesar de su falta de obligatoriedad debido a la gran utilidad que presenta este documento. De tal modo que en los casos de impago es el documento que mayor validez jurídica tiene como prueba en un proceso de reclamación. Por lo cual es un documento imprescindible que certifica que una de las partes ha cumplido con sus obligaciones contractuales en el marco de la operación mercantil.
No se debe confundir con la factura. La factura se expide por obligación legal de cara al fisco, pero no tiene apenas fuerza probatoria de que la operación mercantil ha sido ejecutada.
Qué debe contener un albarán
Al no ser un documento de expedición obligatoria, los requisitos que debe contener el albarán no están regulados por ninguna Ley. Sin embargo sí que es necesario que contenga un mínimo de información para que el documento cumpla con su finalidad de confirmar la entrega de las mercancías:
- Lugar y fecha de remisión
- Datos identificativos del vendedor (nombre, apellidos, razón social, CIF o NIF, dirección, etc.)
- Datos identificativos del comprador o destinatario de las mercancías.
- Pueden estar numerados en una serie correlativa para hacer más fácil su seguimiento y su uso administrativo.
- Lugar y fecha de la entrega de las mercancías.
- Cantidad y descripción de las mercancías entregadas.
- Espacio en blanco para anotar las observaciones sobre el estado de las mercancías en el momento de su recepción.
- Espacio para la firma por parte del destinatario que confirma la recepción de los productos.
Como se puede observar no es necesario incluir ni precio, in IVA, ni nada relativo al aspecto financiero o fiscal.