¿Qué es una nómina? La nómina es uno de los bienes más preciados para cualquier trabajador y sin embargo también es uno de los mayores desconocidos. Todos los meses la empresa debe rendir cuentas ante sus empleados acerca del salario que les ingresa y esto lo hace a través de la nómina. En este sentido, la nómina no es más que un recibo donde se informa al trabajador acerca de cómo está estructurado el salario que en su día pactó con la compañía que lo emplea. Sin embargo, es importante conocer sus entresijos para evitar sorpresas en caso de cambios laborales, cobrar el paro, hacer la declaración de la renta o simplemente para intentar sacar partido desde un punto de vista financiero.
Diferencia entre sueldo neto y sueldo bruto
Antes incluso de adentrarnos en la estructura de la nómina conviene diferenciar dos conceptos clave: el salario neto y el salario bruto. A grandes rasgos el primero se refiere al sueldo que realmente recibe cada empleado, es decir, lo que efectivamente se ingresa en su cuenta corriente una vez se le han restado las cotizaciones y retenciones al sueldo bruto. Por su parte, este último es el montante total que percibe el trabajador y sobre el que se deberán practicar las retenciones y cotizaciones. Suele coincidir con la cantidad total que aparece en el contrato y es el tipo de retribución en la que habitualmente se negocian los sueldos.
Así, por ejemplo, a la hora de negociar un nuevo contrato y decir la cantidad que se quiere cobrar hay que diferenciar claramente entre el sueldo neto y el sueldo bruto. En principio siempre será mejor negociar una cantidad bruta, ya que de esta forma siempre sabremos exactamente cual será nuestra retribución a efectos de la declaración de la renta, independientemente de las retenciones que se nos apliquen.
Sin embargo, lo que a la mayoría le interesa es conocer su sueldo neto: lo que realmente ingresarán mes a mes. El peligro de negociar una cantidad neta es que existen ‘trampas’ para que esta cifra sea relativamente alta con un ‘bruto’ muy bajo. Esto es precisamente lo que sucede cuando una persona cambia de trabajo: las retenciones que la segunda empresa está obligada a hacer durante el segundo año serán menores y esto hace que el salario neto mensual sea más alto, aunque sólo de forma ‘ficticia’, ya que el segundo año las retenciones volverán a ser las normales y a la hora de hacer la declaración de IRPF habrá que pagar por las cantidades no retenidas. Consultar tablas de IRPF.
Por fortuna para quienes prefieran existen calculadoras de salarios que transforman cantidades netas en brutas y viceversa. Este es el caso de Cinco Días y su calculadora de sueldo neto, de Actibva o de CSN, por nombrar algunos ejemplos.
Estructura y partes de la nómina
La mejor forma de entender las cantidades que aparecen en la nómina y su significado es adentrarse en una de ellas y ver cuál es su composición, es decir, cómo está estructurada. Aunque existen diferencias en la forma de presentar la nómina de cada empresa, el modelo de nómina debe de estar adaptado a la normativa del Ministerio de Trabajo e Inmigración (según lo indicado en el BOE 13/1/1995). Básicamente, la legislación actual obliga a que la nómina incluya una serie de datos sobre la empresa, el trabajador y la distribución de los ingresos.
La nómima se puede dividir en varias partes, empezando por la cabecera, siguiendo por los devengos o percepciones, las deducciones, la determinación de las bases de cotización y terminando con un resumen de las principales cantidades que figuran en el impreso.
La cabecera y los datos informativos
La cabecera de la nómina tiene un carácter principalmente informativo. En ella deben figurar los datos referentes a la empresa y el trabajador.
En lo relativo a la compañía tienen que aparece por un lado su CIF o número de identificación fiscal y por otro el número de inscripción a la Seguridad Social, así como el nombre o razón social y el domicilio completo de la empresa. Aunque en principio pueden parecer informaciones sin importancia, son muy útiles para saber qué empresa es la que realmente paga el salario. Y es que puede darse el caso de que el pagador no concuerde con la empresa a la que el trabajador cree estar prestando sus servicios.
Por otra parte, los datos referentes al trabajador deben reflejar su DNI, nombre y apellido, número de la seguridad social y lo que es más importante, categoría laboral, puesto de trabajo y antigüedad en la empresa. Los tres últimos apartados son quizás los más importantes, ya que permiten resolver muchas dudas referentes a la situación dentro de la empresa de forma rápida y sencilla.
La última parte de la cabecera se refiere a la información sobre el trabajo desempeñado por el empleado. Allí podremos encontrar el periodo de liquidación al que se refiere la nómina y que no es más que el plazo o tiempo por el que se está pagando. Generalmente suele coincidir con el mes natural, aunque si alguien cobrase cada dos meses, estos serían los que aparecerían en el periodo de liquidación. Además, también debe incluirse el total de días por los que se retribuye al trabajador.
Devengos o percepciones
A la cabecera le siguen las secciones más ‘jugosas’, donde realmente se informa del salario que percibirá el empleado, los conceptos en los que se distribuye el mismo y las retenciones que se le practicarán. La primera de ellas es la de los devengos o percepciones. Se trata de los ingresos del trabajador y su procedencia. Aquí deben figurar de forma clara y separada cada una de las partes del salario neto del trabajador. Y es que las cantidades que se perciben están divididas en diferentes conceptos.
El primero de ellos es el famoso salario base, que se refiere al sueldo sin ningún tipo de aumento por antigüedad, primas u otros complementos salariales y son las deducciones fiscales. El salario base es importante puesto que es el que se utiliza, entre otras cosas, para determinar las prestaciones por desempleo que después percibirá el trabajador.
Al salario base hay que sumar los complementos salariales para formar el total devengado o sueldo neto sobre el que más tarde se practicarán las retenciones y se restarán las cotizaciones. Existe un número determinado de complementos que se pueden añadir al salario base y que están determinados por ley. Uno de los complementos cada vez más habituales es el prorrateo de la Paga Extraordinario (generalmente se refleja como PP Paga Extra) y que no es más que el resultado de dividir las pagas extraordinarias entre los doce meses del año para incluirla en la nómina mensual.
Existen diferentes tipos de complementos salariales en función del motivo por el que se imputen y que están consignados en el artículo 26.3 del Estatuto de los Trabajadores, texto refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo. A modo de resumen se puede diferenciar entre complementos:
- de carácter personales: derivados de la antigüedad, rango, formación, etc del propio trabajador
- por el puesto de trabajo: derivados de su peligrosidad, horario, responsabilidad…
- por calidad o cantidad de trabajo: derivados de los incentivos por objetivos, puntualidad, horas extraordinarias…
- de vencimiento periódico superior a un mes: derivados de las pagas extraordinarias, participación en beneficio, complemento de residencia, en especie, que es cualquier retribución no dineraria)…
Quedan excluidas de cotización y se consideran percepciones no salariales las dietas de viaje, gastos de transporte, indemnizaciones por traslado, bajas laborales y el resto de indemnizaciones. Estas percepciones no cotizan a la Seguridad Social, pero sí se suman a la nómina del trabajador.
Retenciones y deducciones
Tras los ingresos deben aparecer las retenciones y deducciones, es decir, los elementos que se restan al salario bruto y que darán origen al salario neto. El primero y más conocido son las retenciones de IRPF, que no son más que un porcentaje del sueldo que Hacienda deduce todos los meses de la nómina de los trabajadores en previsión de los impuestos después deberá pagar. Estas retenciones se calculan en función de tres factores:
- Situación personal y familiar: que se desglosa en situación conyugal, número de hijos al cargo y su edad y personas mayores o discapacitadas al cargo
- Tipo de contrato: epor ejemplo, los contratos temporales están sujetos a una retención menor, como los firmados con la segunda empresa.
- Ingresos: los ingresos determinarán el tramo en el que nos encontramos y el tipo aplicable al mismo. En este sentido, la tabla de retenciones de IRPFestablece los siguientes tramos:
- Del 24,75% hasta 17.707,00 euros
- Del 30% hasta 33.007,00 euros
- Del 40% hasta 53.407, 00 euros
- Del 47% hasta 120.000,00 euros
- Del 49% hasta 175.000,00 euros
- Del 51% hasta 300.000,00 euros
- Del 52% desde 300.000,00 euros
El porcentaje de las retenciones varía anualmente para adaptarse a la coyuntura económica, y por eso la página web de Agencia Tributaria cuenta con un programa de ayuda para su cálculo. En cualquier caso, la nómina debe reflejar el tipo de retención que se está aplicando al trabajador.
Hay que tener en cuenta que existen casos especiales como el anteriormente mencionado por cambio de trabajo que reducen la retención al mínimo (lo que puede llevar a posteriores ‘sorpresas’ a la hora de hacer la declaración) y por eso los empleados tiene derecho a solicitar voluntariamente a la empresa que le una retención mayor al mínimo que le correspondería por ley.
El segundo gran pago es la deducción a cargo de la Seguridad Social. Esta se se divide en las contigencias comunes, que suponen el 4,7% del salario de todos los trabajadores, de desempleo (1,55%) y de formación profesional (0,1%), así como las Horas Extraordinarias por fuerza mayor y el resto de horas extraordinarias.
Determinación de las bases de cotización y resumen
La nómina se cierra con los elementos que determinan las bases de cotización al Régimen General de la Seguridad Social y que son las cantidades y porcentajes que se utilizan para calcular el pago por cada concreto que cotiza a la Seguridad Social. Estas se encuentran desglosadas generalmente en la parte inferior izquierda de la nómina y las más habituales son:
Remuneración total (Rem. Tot): como su propio nombre indica se refiere al salario mensual por el que cotiza el trabajador y se obtiene de la suma de las cantidades percibidas por salarios más los complementos sujetos a cotización.
Prorrateo de la pagas extraordinarias (PP Extra): es el resultado de dividir las pagas extraordinarias entre los doce meses del año para incluirlas en cada nómina mensual en lugar de entregarlas de golpe una, dos o el número de veces establecidas al año.
Bases de Contigencias Comunes (BCC): es la suma de remuneración total y las pagas extraordinarias c que después se utilizará entre otras cosas para determinar el paro que cobra cada trabajador.
Base de Contingencias Profesionales (BCP): para casos de enfermedad o baja laboral.
Base de horas extraordinarias por fuerza mayor (BH Fuerza) y resto de horas extraordinarias.
Base de cotización sin normalizar (BC sin N): es la base por la que se cotiza antes de normalizarla según el grupo de cotización al que corresponda y sus máximo y mínimos.
Base IRPF: como su propio nombre indica es la base salarial sobre la que se calcula la retención de IRPF.
Por último, y a modo de resumen, figuran las principales cantidades de la nómina, que son el Total Devengado (el salario bruto) el Total a Deducir y el Líquido o sueldo neto.
La nómina debe aparecer conveniente sellada o firmada por la empresa para que sea válida.