Gastos deducibles: qué son, cuáles puedes ser y su relación con el IRPF

Negocios -

Los gastos deducibles son aquellos que desgravan. Por decirlo de otra forma, que restan impuestos. En realidad, en el día a día de un negocio, se incurre en una serie de gastos. Estos gastos, en la mayoría de las ocasiones, son necesarios para realizar la propia actividad de la empresa. Generalmente este tipo de gastos son aquellos que se pueden deducir de nuestros ingresos a la hora de realizar la declaración del IRPF, reduciendo así el importe a pagar. Hoy en Opcionis vamos a repasar la importancia de tener bajo control aquellos gastos deducibles.

Qué son los gastos deducibles

Según la legislación vigente en materia fiscal, los gastos deducibles se definen como:

“Todos aquellos que sean necesarios para desarrollar la actividad empresarial”

Dicho de otro modo, son todos aquellos gastos en los que incurres como consecuencia de la actividad empresarial. Aquellos que se generan como consecuencia del desarrollo normal y diario del negocio.

Es bien sabido que para que una empresa, o un autónomo, pueda obtener ingresos debe realizar gastos. De hecho, a efectos financieros se denomina NOF (Necesidades Operativas de Fondos) al concepto de ¿cuanto tengo que gastar para conseguir unos determinados ingresos? ó ¿por cada euro que gasto, cuanto dinero ingreso?

En definitiva, son los que la Agencia Tributaria considera gastos que son necesarios para el funcionamiento del negocio.

Qué gastos pueden ser deducibles

Los gastos que se entienden relacionados con la actividad empresarial son los siguientes:

  • Gastos de desplazamiento: cuando esté relacionado con la actividad empresarial.
  • Dietas: idem, deben ser necesarias
  • Vehículos: los costes de adquisición y todos los costes asociados a los mismos, tales como seguro, mantenimiento, carburante, etc.
  • Cánones y arrendamientos: los alquileres de bienes. Se incluye el arrendamiento financiero o leasing.
  • Servicios profesionales independientes.
  • Cuota de asociación empresarial
  • Adquisición de libros
  • Asistencia a eventos
  • Gastos relativos al local o la oficina
  • Vestuario: Siempre y cuando tenga el logotipo del negocio

Los gastos deducibles y su relación con el IRPF

Los gastos deducibles, arriba reseñados, son aquéllos que pueden desgravar en la declaración de impuestos. En caso de ser persona física, en la declaración del IRPF. Algunos de ellos, como un vehículo que sea particular y se utilice para el negocio a la vez, se deducen en un porcentaje (en el caso del ejemplo se deduce el 50% de los gastos).

El hecho de que sean deducibles significa que a la hora de tributar, se aplica un tipo de gravamen a una base imponible determinada. La base imponible es el resultado de los ingresos recibidos (más o menos, con sus correspondientes ajustes). A estos ingresos, por consiguiente habrá que restarle aquellos gastos deducibles. Con lo cual la base imponible se ve reducida y la cuota a pagar en la declaración de impuestos disminuye considerablemente.

Es necesario tener presente los gastos deducibles, puesto que en caso de no declararlos estaremos pagando más impuestos de los que corresponden. De esta forma nuestro negocio no se podrá beneficiar de una liquidez que puede marcar la diferencia.

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En síntesis, la Agencia Tributaria marca los gastos que se pueden deducir y los que no. Esto significa que no todas las facturas que paguemos pueden ser deducibles.

¿Me puedo deducir el alquiler?

Sólo si eres menor de 35 años, es una vivienda habitual y tu contrato de alquiler es posterior al año 2015 puede ser objeto de desgravación. Será necesario que tenga una base imponible inferior a 24.107,20 euros anuales (tanto en la tributación individual como conjunta) y se podrá desgravar el 10,05% del alquiler.

Se pueden aplicar algunos porcentajes a las deducciones, dependiendo de cuál sea la edad, el estado civil, al antigüedad del contrato de arrendamiento y del inmueble. También se tiene en cuenta la localidad del inquilino para calcular las deducciones que se aplican por el alquiler de un inmueble.

Si eres autónomo es otra cuestión, en este caso se utiliza un porcentaje de tu vivienda para tu actividad. Podrás deducirte hasta un 30% de la parte proporcional de tu vivienda que está se entiende está afecta a tu actividad.

¿Me puedo deducir la luz y el agua?

En este caso, sólo si trabajas en casa como autónomo pueden aplicarte ciertas deducciones a los suministros. Para ello, los gastos deben figurar en alguna factura a tu nombre y sólo podrás deducir el 30%. Pero ojo, no estamos refiriéndonos al 30% de la totalidad de la factura: Existe un porcentaje que utilizas de tu casa (a efectos fiscales) destinado a tu actividad, se calculará el 30% sobre ese porcentaje.

Para ello, lo primero que se debe realizar es dar de alta tu casa. En otras palabras, debes indicarle a la Agencia Tributaria que desarrollas tu trabajo en tu casa.

¿Me puedo deducir la gasolina?

Para los trabajadores autónomos que utilizan su vehículo para trabajar, repartir, recoger, visitar clientes, realizar servicios que requieren desplazamientos o transportar materiales es posible deducirse el importe de la gasolina. Dicho de otro modo, la gasolina que se puede deducir es la correspondiente al desarrollo de alguna actividad profesional por cuenta propia.

Tan sólo será deducible el 100% del importe del combustible en el IVA e IRPF en los casos de los que se dediquen al sector del transporte. Para otras actividades, la ley permite desgravar el 50% de los gastos correspondientes al vehículo. Siempre y cuando se demuestre la necesidad de desplazarte en la actividad laboral.

¿Me puedo deducir las comidas en restaurantes?

Es importante recordar que Hacienda considera deducible un gasto que esté asociado a tu actividad profesional. Por ello, cuando las comidas en los restaurantes sean parte de tu trabajo, pueda demostrarse y esté contabilizado como tal te permitirán deducirte un porcentaje de dicho gasto. Es importante que te adjunten un ticket o una factura para poder justificar la deducción. Se sobreentiende también que para ello, deberán ser días laborables. 

La cuantía de la deducción en el IRPF para gastos de dietas de un trabajador autónomo es de unos 26,67 euros diarios. Esta cifra se ve incrementada cuando el trabajador se encuentre en el extranjero, hasta los 48,08 euros.

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