En el artículo que os presentamos a continuación en Opcionis, veremos cómo hacer un presupuesto por horas paso a paso. De modo que seas capaz de entender la importancia que tiene para aquellos que utilizan el tiempo como su principal recurso.
Cuándo hacer un presupuesto de un trabajo por horas
Un presupuesto por horas es elaborado por aquellos profesionales que prestan servicios que consumen su tiempo, principalmente. Por consiguiente, este es el factor determinante, el recurso con el que cuentan y ponen a disposición de sus clientes.
Así pues, un presupuesto por horas tiene en cuenta el concepto (servicio a realizar) y las horas consumidas. Un ejemplo claro son los abogados o los economistas. Este tipo de profesionales obtienen sus honorarios en función de su tiempo y pueden ser un buen ejemplo de cuándo hacer un presupuesto por horas.
El problema principal es determinar el precio por hora. Si, más o menos, realizas una estimación de un precio mínimo aceptable (hasta dónde puedes llegar sin perder dinero) y además te guías en función también de cómo se encuentre el mercado), estás en disposición de realizar un presupuesto por horas.
Cómo hacer un presupuesto de un trabajo por horas paso a paso
1.Plasma tus datos
Es imprescindible en el envío de un presupuesto por horas que la empresa destinataria, y potencial cliente, sepa con quién está tratando y quién envía la oferta. Para ello debes insertar en el propio documento tus datos fiscales y de contacto.
2.Pon los datos del destinatario
Para que un presupuesto sea profesional, debe estar adaptado y ser único para cada cliente. De este modo dejarás claro la importancia que tiene para tí el atender sus necesidades. El mejor modo de dejar constancia de todo esto (además nos impide equivocarnos en el envío del presupuesto) es poner a continuación de tus datos los del propio cliente. El documento quedará más completo y te permitirá una mejor localización y gestión en tus ofertas.
3.Concepto
Una oferta no tiene por qué basarse únicamente en la prestación de un servicio sin más. Puede estar compuesta por varios elementos para añadir valor a la misma o puede incluir varios servicios. En el apartado concepto se desglosarán todos y cada uno de ellos para que tu posible cliente tenga conocimiento de lo que puedes hacer por él.
4.Horas (consumidas)
Aquí entramos de lleno en lo que diferencia los presupuestos por horas. Y no es otra cosa que cada concepto (o la mayor parte de los mismos) está asociado al consumo de un determinado tiempo. Deberás dejar claro qué cantidad de tiempo estimada llevará la realización de cada tarea y cada concepto (tú eres el responsable si se alarga, asumiendo los costes extras). Ni que decir tiene que para ello debes tener clara tu capacidad de trabajo y tu rendimiento. Añadir mucho margen como seguridad, para no utilizar más tiempo del presupuestado, puede hacer que tu oferta sea menos atractiva.
5.Precio por hora
Esta es la cuestión clave: Un profesional que utiliza su tiempo como principal recurso debe tener claro cuáles son sus honorarios por hora. Como decíamos al principio, puedes establecer un precio mínimo por hora aceptable y guíate por los precios de mercado. Ten siempre un margen para negociar. Utiliza criterios sólidos, honestos (contigo mismo y con tu cliente) y aceptables para establecer el precio que cobrarás por hora.
6.Importe
Tan sólo se trata de multiplicar las horas consumidas en cada concepto por el precio por hora que aplicarás como honorarios. Debes calcularlo para cada uno de los conceptos del presupuesto y el total de los mismos. El resultado será lo que podrás obtener como contraprestación por tus servicios.
7.Modo de pago
No está mal incluir y dejar claro desde el inicio de la relación comercial el medio y el plazo de pago. Puedes dejarlo plasmado en el presupuesto por horas y de este modo perfilarás mejor tu oferta y evitarás malentendidos con tus clientes.
Ejemplos de presupuestos por horas
Un ejemplo de cómo estaría configurado un presupuesto por horas podría ser el siguiente, este modelo deberíamos plasmarlo en un documento de Excel para darle el formato de tabla y realizar los cálculos totales.
| PRESUPUESTO | |||
| Fecha | |||
| Proyecto | |||
| Responsable | |||
| Cliente | |||
| Concepto | Horas | Precio por hora | Importe |
| Total | |||
| Modo de pago | |||
Podría comenzar con un encabezamiento, bajo el título “Presupuesto”. Seguidamente, indicaríamos los siguientes campos:
- Fecha (es importante, debido a que una oferta puede tener un cierto contexto temporal y se pueden lanzar ofertas posteriores).
- Proyecto (indicar la oferta que se está lanzando).
- Responsable (En este apartado figurarán tus datos).
- Cliente (Se pondrán los datos de la persona a la cual está dirigida el presupuesto por horas).
Una vez completado el encabezamiento, comenzaría la tabla en la cual se indicarían las tareas (Concepto) las horas consumidas y el precio por hora. El importe de cada una de las tareas es simplemente el resultado de multiplicar el precio por hora por las horas estimadas de cada tarea.
Para finalizar, tan sólo se deberá calcular el total estimado, si acaso incluir impuestos u otros gastos y dejar constancia del modo de pago pactado. En realidad es muy simple, ahora bien, los ejemplos pueden variar dependiendo del formato y presentación que se pretenda dar al presupuesto por horas.