Las empresas tienen la obligación de mantener un control efectivo y expreso de todas las horas que sus empleados les dedican. Para poder llevar a cabo dicho control, deben establecer un registro horario de la jornada laboral. Esta medida evita el fraude en cuanto a las horas extras trabajadas y no cobradas (o cobradas pero no declaradas). Sin embargo, su entrada en vigor despierta una serie de preguntas: ¿Quién está obligado a mantener un registro horario de la jornada laboral? ¿Cómo controlan que efectivamente se lleva a cabo y qué sanciones pueden imponer? En este artículo te explicamos todas las claves sobre cómo funciona la nueva obligación de registro horario de la jornada laboral.
Quién está obligado a hacer el registro de jornada
Desde el 12 de mayo de, el registro de jornada laboral es obligatorio para todas las empresas, sin excepción alguna. Cada una de las compañías debe tener un control de las horas que sus empleados trabajan. Según expone el Boletín Oficial del Estados del 12 de marzo de, el registro horario de la jornada laboral debe ser “fehaciente”. En otras palabras, deben quedar plasmadas la hora de entrada y la hora de salida en el mencionado registro, deberá efectuarse para cada uno de los empleados individualmente y debe quedar en el archivo durante un período de cuatro años.
Únicamente los responsables autorizados de la empresa y el trabajador interesado pueden tener acceso al registro horario de la jornada laboral, por motivos relacionados con la normativa de protección de datos personales. La responsabilidad es de la empresa y las multas por no mantener un registro horario de la jornada laboral pueden alcanzar hasta los 6 250 euros.
No existe ningún tipo de normativa que exponga el mecanismo concreto para llevar a cabo dicho registro, según el Decreto-Ley que lo regula, debe confeccionarse “mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa”.
Lo que sí debe estar bien expresado, de forma clara, es la identificación del trabajador que se registra (debe elaborarse un registro por cada persona), la hora de inicio y la hora de finalización de su jornada. Tal y como detalla el Ministerio de Trabajo en este sentido. El trabajador deberá firmar el registro diariamente para mostrar su conformidad con las horas señaladas.
El Decreto-Ley reconoce que dentro del mercado laboral existe una gran diversidad de funciones y sectores con metodologías de trabajo muy dispares. Por este motivo se reconoce que el control horario debe configurarse “sin perjuicio de la flexibilidad horaria”, es decir, que el mecanismo debe ser pactado entre la empresa y los trabajadores para poder reflejar las horas de aquellos trabajadores con jornadas laborales atípicas.
Este registro no afecta a los trabajadores autónomos, tan sólo está pensado en los asalariados. En cualquier caso, aquellos autónomos que tengan empleados a su cargo, deben mantener el registro horario de la jornada laboral para cada uno de ellos.
En qué consistirá la inspección de registro de jornada
El no disponer de un registro de control horario de la jornada laboral para cada trabajador es objeto de sanción por parte de la Inspección de Trabajo. Puede acarrear multas que oscilan entre los 626 euros y los 6.250 euros, por empresa (no por cada trabajador en el que se incumpla la normativa). Estas cuantías pueden aumentar si la empresa es reincidente y se acredita tal condición.
La Inspección de Trabajo recomienda que en el registro horario de la jornada laboral se incluyan las interrupciones o pausas que no se consideran tiempo de trabajo efectivo (tales como los descansos). En cualquier caso, las instrucciones que tienen los inspectores de trabajo en relación con el control horario hace especial referencia a las horas extraordinarias, así como una efectiva implantación de un registro de la jornada ordinaria, es lo que comprobarán los inspectores.
Esto implica que el registro de control horario debe ser un documento veraz y no manipulable, además de cumplir con todas las obligaciones que la normativa en materia de protección de datos personales impone.
La inspección de registro de jornada es por tanto una inspección de trabajo en sí misma. La función de dicha inspección es controlar y vigilar que se cumplan con las responsabilidades administrativas, legales y para con la Seguridad Social, tanto por la empresa como por los trabajadores. Cualquier empresa puede recibir en cualquier momento una visita de un inspector de trabajo, sin necesidad de que medie un preaviso. Las inspecciones de trabajo son un procedimiento rutinario y a partir de la entrada en vigor de la obligatoriedad de mantener un registro horario de la jornada laboral, será un elemento más a inspeccionar.
Los empresarios no pueden negarse a que un inspector de trabajo realice sus funciones, esta figura representa la autoridad y la obstrucción de su trabajo puede suponer la implicación de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado para llevar a cabo su cometido.
Objetivos del registro de jornada
Sin ningún tipo de dudas, la medida impuesta por el Gobierno de mantener un registro horario de la jornada laboral ha suscitado una gran cantidad de dudas. Según el ejecutivo, el objetivo principal es “contribuir a corregir la situación de precariedad, bajos salarios y pobreza que afecta a muchos trabajadores que sufren los abusos en su jornada laboral”.
De esta manera, lo que se pretende con la introducción del registro horario es precisamente dotar de una mayor transparencia al mercado de trabajo y evitar el fraude en el pago de las horas extraordinarias. Sin el registro horario de la jornada laboral les resulta muy dificultoso a los inspectores de trabajo comprobar si realmente la empresa ajusta sus horarios de trabajo a lo expresado por la legislación vigente y los convenios colectivos. Sobre todo por los indicios de fraude que se han detectado en la contratación temporal y a tiempo parcial.
Una encuesta realizada a la población activa arrojó como resultado que en España se trabajan 5,7 millones de horas extraordinarias por semana. De ellas, 2,6 millones no se pagan, suponiendo un fraude. Sin un control efectivo de la jornada laboral y de las horas extraordinarias, resulta realmente complicado detectar este tipo de trampas en materia laboral.